Simplifier la gestion d'une école pour libérer du temps et fluidifier les processus

Fondée à Genève en 1976 par Catherine Stouky, l'École de Natation de Thônex (ENT) est une entreprise familiale qui accueille chaque année près de 1000 élèves. Aujourd'hui dirigée par Alexis Stouky, la structure compte une douzaine de collaborateurs engagés dans l'apprentissage de la natation pour tous les âges.

Réputée pour la qualité de ses cours, l'école a su conserver une approche humaine et personnalisée, tout en se modernisant pour alléger la charge administrative et améliorer l'expérience des familles.

Le défi

En 2017, la directrice historique de l'école, alors proche de la retraite, gérait encore elle-même l'ensemble des inscriptions et de la planification estivale. Un travail de plusieurs centaines d'heures, réparties sur à peine quelques semaines, devenait de plus en plus épuisant à mesure que le nombre d'élèves augmentait...

Elle partageait alors ce constat : « Notre système d'inscription nous prend beaucoup trop de temps. J'y passe une bonne partie de mes journées. Nous avons environ 1000 personnes qui suivent nos cours chaque semaine, durant l'année scolaire. Là, je fatigue. »

L'approche Agistral

L'ÉNT s'est tournée vers Agistral (anciennement inSolus) pour trouver une solution digitale simple, robuste et intuitive. Ce choix s'est fait naturellement grâce à la fluidité des échanges dès les premiers contacts. Les discussions directes entre la directrice de l'École (Catherine Stouky) et Agistral, ont permis une compréhension mutuelle rapide et pragmatique, d'entrepreneur à entrepreneur.

Le projet a été co-construit avec une équipe peu familière des programmes informatiques, ce qui a exigé une attention particulière à l'ergonomie, à la clarté des interfaces et à la prise en main immédiate par des non-spécialistes.

La solution développée

Agistral a conçu une double interface : une plateforme web d'inscription en ligne à destination des familles, et un logiciel interne de gestion, adapté aux spécificités du métier de l'école.

Fonctionnalités principales

• Inscription en ligne autonome : filtres par lieu, discipline, tranche d'âge, niveau, jour, période. Identification simple, onboarding guidé.
• Planification et gestion des cours : calendrier des sessions, création des groupes, affectation automatique des élèves.
• Facturation et paiements : édition automatique des factures avec QR-facture, encaissements et réconciliation bancaire (fichiers camt.054, norme ISO20022).
• Base de données des élèves : gestion des informations personnelles, niveaux, historiques, personnes de contact.
• Pilotage administratif : gestion des saisons, disciplines, périodes de vacances, professeurs, modèles de courriers, mailings automatiques, etc..

Le tout via une interface accessible, soutenue par une architecture technique pensée pour durer et évoluer sans complexité.

Les résultats obtenus

Dès la mise en production, l'impact a été immédiat : l'école a gagné un temps considérable sur les tâches les plus chronophages, notamment la planification des groupes, la génération des factures et le suivi des paiements.

Les familles peuvent désormais s'inscrire en ligne de manière autonome, tout en conservant un contact humain si nécessaire. L'école dispose d'un système centralisé pour gérer les données, les inscriptions et les communications avec les élèves.

Les bénéfices durables

L'outil développé par Agistral a permis à l'ENT de passer un cap organisationnel. Le système reste utilisé aujourd'hui sans évolution majeure, preuve de sa robustesse et de sa parfaite adéquation aux besoins initiaux.

Ce projet a permis à l'équipe de se recentrer sur ce qui compte : l'accueil des élèves, la qualité pédagogique, et la relation humaine avec les familles, tout en sécurisant les aspects administratifs, financiers et logistiques.

Une collaboration dans la durée

Depuis 2018, l'outil tourne en production. Agistral intervient uniquement de façon ponctuelle, lorsque des ajustements sont nécessaires, en conservant une proximité relationnelle et une réactivité appréciée.

Ce projet illustre la capacité d'Agistral à créer des outils efficaces, durables et accessibles, même pour des équipes peu à l'aise avec le numérique.

Un partenariat humain et pragmatique

Le projet École de Natation de Thônex incarne les valeurs d'Agistral : écoute, pragmatisme, simplicité, fiabilité. Il démontre qu'un outil bien conçu, même modeste en apparence, peut transformer radicalement le quotidien d'une structure.

Comme le résume la directrice de l'école : « Merci, merci, merci à toute l'équipe ! »

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